Ville d'Ermont
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Les papiers à conserver
La consommation
Les papiers de l'assurance
Les réclamations (paiement des primes par l'assuré, le règlement d'un sinistre par l'assureur...) et les actions en justice qui ont pour origine un contrat d'assurance se prescrivent par deux ans, quel que soit le type d'assurance, qu'elle soit obligatoire ou non, et que l'action soit dirigée contre l'assureur ou contre l'assuré.
Ce délai de deux ans part à compter de la date du sinistre.
Les actions en responsabilité par des tiers au contrat se prescrivent quant à eux, par dix ans à compter du dommage.
Une conservation de deux ans pour :
- les quittances de prime ou l'avis d'échéance émanant de l'assureur et la preuve du règlement (talon de chèque, récépissé du mandat...) ;
- le double de la lettre demandant la résiliation du contrat et l'accusé de réception et donnant acte de la résiliation ;
- les factures de réparation du véhicule pour attester de son bon état.
Une conservation à vie :
- les factures d'achat de meubles et d'objets de valeur, d'effets personnels afin de pouvoir fournir la preuve de leur existence en cas de vol ou d'incendie ;
- le dossier d'accident corporel (factures, expertises, certificats médicaux), afin d'obtenir des dédommagements pour le préjudice subi.
Les papiers de la banque
Le chèque émis est valable un an et huit jours.
Le bénéficiaire a intérêt à déposer, sur son compte, le chèque émis dans les huit jours afin de se garantir de l'encaissement (les recours en cas d'absence de provision sont facilités).
Une conservation d'un an et huit jours pour les chèques émis.
Toutes les opérations effectuées auprès de la banque sont matérialisées par la remise de pièces justificatives, tels que les bordereaux de versements ou de remises de chèques, les avis de virements, les facturettes de cartes bleu. Ces documents doivent être conservés jusqu'à la réception du relevé de compte et après vérifications (débit et crédit). Parce qu'ils reflètent l'ensemble des dépenses et constituent des commencements de preuves, les relevés de compte et les talons de chèques doivent être minutieusement conservés. D'une manière générale, ils peuvent être jetés au bout de dix ans, sauf s'ils contiennent des créances dont la nature fait courir une plus longue prescription (reconnaissance de dettes entre particuliers qui se prescrit par 30 ans).
Les documents concernant les valeurs mobilières doivent être conservés jusqu'à la vente des titres et quatre ans au-delà. L'intérêt est surtout fiscal, en cas de redressement sur les plus values. Les coupons d'intérêts, dividendes doivent être conservés pendant cinq ans, délai pendant lequel on peut en réclamer le paiement.
Le contrat de prêt ainsi que les justificatifs de remboursement sont à conserver deux ans à l'expiration d'un crédit à la consommation contre dix ans pour les prêts immobiliers.
Les papiers de la vie quotidienne
Une conservation de deux ans minimum pour les achats importants (électroménagers, hi-fi...). Il est recommandé de conserver les factures et certificats de garantie tout le temps de possession du bien (utile pour les assurances).
Pour les achats peu importants, il faut conserver la facture (ticket de caisse...) pendant sept jours au moins. Certains magasins accordent même jusqu'à trente jours pour changer l'article sur présentation de la preuve d'achat.
Une conservation de un an à trente ans pour les prestations :
- un an à compter de leur paiement pour les factures de téléphone ;
- deux ans pour les factures de fourniture d'eau ;
- cinq ans pour les factures d'EDF-Gaz de France ;
- trente ans pour les factures des artisans (plombier, cordonnier, teinturier, garagiste, dépanneur, peintre...), des entrepreneurs de travaux qui n'exercent pas sous la forme de société commerciale (en revanche si la forme est commerciale, le délai est de dix ans).
Les papiers des loisirs
Les factures des hôtels et des restaurants sont à conserver six mois.
Les rapports entre un particulier et une agence de voyages sont soumis à une prescription de dix ans. Il pourra donc être utile de conserver les factures et preuves de paiement pour des voyages importants, en particulier si la prestation n'a pas été à la hauteur de l'engagement.
Les impôts
Selon l'impôt, l'administration fiscale dispose d'un an à dix ans pour réparer les omissions et insuffisances de déclarations. Le contribuable peut également adresser ses réclamations dans un délai général de deux ans réduit à un an pour les impôts locaux.
La conservation des déclarations et justificatifs de paiement est d'autant plus importante, qu'en matière fiscale, l'administration peut à tout moment faire des vérifications sur des années prescrites quand elles peuvent avoir une incidence sur l'impôt non prescrit.
L'impôt sur le revenu
Les avis d'imposition, de mise en recouvrement et les pièces concernant le paiement des impôts et taxes sont à conserver pendant quatre ans. En effet, en cas de rappel, le délai de reprise de l'administration expire en principe à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due. Ces documents servent également de support à une réclamation éventuelle adressée au fisc et dont le délai est de deux ans.
Le délai de conservation est rallongé au plus tard à dix ans en cas d'erreurs ou d'omissions de déclarations constatées par l'administration fiscale.
L'impôt sur la fortune
Il faut conserver quatre ans les déclarations et avis de paiement (la prescription du droit de reprise de l'administration s'éteignant le 31 décembre de la troisième année suivant celle au cours de laquelle l'exigibilité des droits).
En absence de déclaration ou en cas d'omission de bien dans la déclaration, le fisc peut remonter jusqu'à dix années.
Les impôts locaux
Les documents justificatifs du paiement des taxes foncières, de la taxe d'habitation et de toutes les taxes annexes établies sur les mêmes bases (taxes d'ordures ménagères par exemple) doivent être conservés deux ans. En effet, le délai de reprise de l'administration expire le 31 décembre de l'année suivant celle au titre de laquelle l'imposition est due.
Les droits d'enregistrement
Les documents qui attestent du paiement des droits d'enregistrement doivent être conservés entre quatre et dix ans. Il s'agit essentiellement, des droits de donations et de successions.
Le délai de dix ans s'applique en cas de déclarations incomplètes ou inexactes qui contraindraient le fisc à effectuer des recherches.
La redevance de l'audiovisuelle
Les avis d'échéance et les justificatifs de paiement de la redevance audiovisuelle doivent être conservés trois ans après sa date de mise en recouvrement. Ils sont désormais joints aux impôts locaux.
La taxe professionnelle
Les déclarations et documents justificatifs de la taxe professionnelle doivent être conservées pendant trois années.
La famille
Les papiers de la famille
"Un droit qui n'est pas prouvé n'est pas protégé". Ce précepte simple en apparence révèle toute sa complexité dans les actes courants de la vie.
En effet, faut-il conserver toutes ses factures ou contrats passés avec des commerçants ? Combien de temps garder les fiches de salaires, les contrats d'assurance ou les déclarations de revenus ? Pour savoir quels documents conserver et pendant combien de temps, il faut connaître les délais de prescriptions. Ces délais sont variables.
De la naissance au décès, en passant par le mariage ou la naissance d'un enfant, les évènements marquants de l'existence sont répertoriés dans divers documents administratifs qu'il est conseillé de conserver toute la vie.
Il en est ainsi :
- du contrat de mariage ou du pacte civil de solidarité parce qu'ils organisent les avantages réciproques que s'attribuent les époux ou pacsés, ils doivent être conservés toute la vie. En effet, ces droits et avantages éventuellement transmis peuvent faire l'objet d'une contestation même après la dissolution de l'union ;
- du livret de famille, qui doit être conservé toute la vie et au-delà, par les enfants au décès de leurs parents ;
- du jugement de divorce ou de séparation car il a pour effet de créer une situation juridique différente avec des droits et obligations pouvant éventuellement être remis en cause ;
- des actes de donation (entre époux, aux héritiers...)
Les papiers de la santé
Les documents médicaux doivent être conservés au moins pendant la durée du traitement.
En cas de maladie plus grave, il est conseillé de conserver les ordonnances et autres examens au delà du temps du traitement. Sont visés les résultats d'analyses, les radiographies, les interventions chirurgicales...
Doivent se conserver à vie :
- le carnet de santé ;
- le certificat de vaccination ;
- la carte de groupe sanguin.
Les papiers des prestations sociales et familiales
En matière de protection sociale et de prestations des Caisses d'Allocations Familiales, il faut distinguer selon que l'on réclame le versement de la prestations ou son remboursement.
Un délai de deux ans pour le paiement d'une prestation.
Il faut conserver deux ans au-delà de la réalisation de la prestation :
- les bordereaux de versement des allocations familiales (aide au logement, versement d'un capital décès...) ;
- les décomptes de remboursement de la sécurité sociale et les correspondances échangées avec ces organismes. Les prestations d'assurances maladie, maternité ou d'accident du travail sont perdues si le bénéfice n'est pas réclamé dans les deux ans à compter du premier jour du trimestre civil qui suit celui auquel elles se rapportent.
Un délai de deux à trente ans en cas de trop perçu.
Les caisses disposent du même délai de deux ans pour demander le remboursement d'un trop perçu, de prestations versées à tort. Ce délai de deux ans est porté à trente ans pour le remboursement de trop perçu en matière de vieillesse et d'invalidité.
De manière générale en cas de fraude ou de fausse déclaration, le délai pour réclamer l'indu est de trente ans.
Les papiers de l'habitation
Parce qu'ils sont à l'origine de nombreux contentieux dans les rapports locatifs, les papiers de location doivent être conservés pendant toute la durée de la location et cinq ans au-delà du dernier paiement :
- le contrat de bail ;
- la correspondance échangée avec le propriétaire ou son mandataire ;
- le contrat d'assurance ;
- l'état des lieux ;
- le contrat d'entretien de la chaudière de chauffage particulier et les factures correspondantes ;
- les quittances de loyer et les justifications de charges d'entretien ;
- les factures des travaux d'amélioration effectués dans le logement avec l'accord du bailleur.
Attention
Le locataire qui a versé des charges trop élevées ne correspondant pas à la réalité a trente ans pour les réclamer au bailleur.
Les documents établissant le droit de propriété (acte notarié, jugement, acte de partage...) doivent être conservés toute la durée de la propriété.
En cas de vente du bien, il faut conserver le contrat pendant cinq ans, délai pendant lequel une remise en cause de la vente peut être engagée (en cas de vice du consentement).
Dans la mesure où le règlement de copropriété ou le cahier des charges du lotissement définissent les droits, les obligations des propriétaires, ainsi que les règles d'organisation, il faut les conserver jusqu'à la revente du lot.
Il en est de même pour les décomptes de charges, les procès-verbaux d'assemblée générale et ce dans un délai maximum de dix ans.
Concernant le règlement du lotissement, il est conseillé de le conserver au-delà de dix ans (alors même qu'il ne s'applique plus). En effet, en cas de contestation du permis de construire par exemple, le règlement apportera la preuve que les règles d'urbanisme ont été respectées au jour de la construction.
Doivent être conservés pendant dix ans minimum :
- les contrats constatant la réalisation de travaux ;
- les contrats d'architecte ;
- les factures et preuves de paiement de travaux ;
- le procès verbal constatant de la réception des travaux ;
- le contrat d'assurance dommage ouvrage.
Une action a pu naître dans le délai de la garantie décennale mais se poursuit au-delà. Dans ce cas, il faut conserver ces documents jusqu'au règlement définitif du litige.
La vie professionnelle
Alors même que l'employeur doit constituer des archives pour son entreprise et être vigilant quant à la conservation des documents concernant son personnel, le salarié n'est pas pour autant dispensé de garder ses propres documents.
Le travail
Les papiers du salarié
Les lettres d'engagement et les contrats de travail sont à conserver dans les archives personnelles au moins jusqu'à la fin de la carrière.
Les fiches de paie doivent être conservées au moins jusqu'à la liquidation de la retraite car elles attestent de la réalité des cotisations. Cependant, il peut être opportun de les conserver au-delà car elles peuvent être utiles en cas de contestations ou révisions ultérieures de la pension de vieillesse.
Un délai de cinq ans s'applique à toutes les réclamations en paiement de ces revenus.
Les papiers de l'employeur
L'employeur a l'obligation de conserver certains documents utiles au salarié mais les délais sont strictement réglementés :
- trente ans pour les statuts de la société, les registres de procès verbaux d'assemblées et de conseil d'administration ;
- dix ans pour les livres, registres comptables et bancaires, factures, bons de commandes, de livraisons et contrats commerciaux ;
- cinq ans pour les doubles des bulletins de paie des employés, les registres du personnel ;
- trois ans pour les rapports des commissaires aux comptes et documents relatifs aux versements des charges sociales ;
- un an pour les documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés.
La perte d'emploi
A l'occasion d'une perte d'emploi, l'employeur remet une attestation d'Assedic (feuillet jaune récapitulant les périodes de travail) qui doit être conservée impérativement tant que l'inscription aux Assedic ne s'est pas faite.
Les bordereaux de versements d'allocations doivent être conservés pendant trois ans à compter du dernier versement. En cas de non paiement par les Assedic, le bénéficiaire de l'allocation peut exercer un recours pendant deux ans.
En cas de réclamation d'un trop perçu, un délai de trois ans s'applique en faveur des Assedic, voire de dix ans en cas de versement à la suite d'une fausse déclaration ou d'une fraude.
Les papiers de la retraite
Le dossier de reconstitution de carrière doit être conservé toute la vie ainsi que les titres de pensions. Au-delà, le conjoint survivant devra également prendre soin de les conserver afin de faire valoir ses droits à la pension de réversion.
Les avis de paiement des pensions de retraites peuvent faire l'objet de contestations dans un délai de deux ans mais en cas de révision de la pension le rappel des montants impayés peut remonter à cinq ans. Les avis de paiement attesteront de la réalité des sommes versées et détermineront le montant précis du rappel. Ils sont donc à conserver pendant cinq ans.
Source : www.leparticulier.fr
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